Oprettelse af tabeller, forespørgsler, formularer & rapporter (samt makroer)


Hvad er meningen med en database?

Den primære grund til at lave en database er, at man kan strukturerer informationer. Dette kan være alt fra kundekartotek, ordrekartotek, leverandørkartotek m.m. Det smarte ved Access er også, at man kan lave relationer mellem disse kartoteker (tabeller), så man f.eks. hurtigt kan finde ud af hvilken kunde, som har lavet en ordre på en given vare.

Forespørgsler


Formularer

Ved hjælp af formularer, kan man lave et interface i databasen, lidt ligesom når man klikker ind på en hjemmeside. Hjemmesiden indeholder også knapper og tekst, som hjælper dig, med at løse din ”opgave”. I databasen, kan man i formularen lave det samme, så brugeren kun kan bruge, herunder menes, at man kan give brugeren ret, til at se oplysninger eller rette oplysninger. Hvis man f.eks. vil sikre, at brugeren ikke rette i oplysningerne kan man starte en rapport op ved hjælp af forespørgslen i stedet for tabellen. Er det i stedet en sekretær, som bruger databasen til at taste kundeordre ind f.eks., vil det være en ide, at lade hende kunne indtaste data, hvilket vil sige, at forespørgslen i stedet skal åbne en tabel. Alle disse muligheder sættes pænt og brugervenligt op i systemer i formularen.

Rapporter

Rapporter bruges primært til oplysninger, som skal udskrives. Disse er derfor mest benyttede når det er udefra kommende brugere, f.eks. medlemmer af en forening m.m., som ikke skal kunne ændre i oplysningerne.
Ud over disse 4 primære områder i Access, kan man også indstille databasen, til direkte at åbne i formularen. Dette sikre, at brugeren kun ser det han skal bruge. Han/hun har altså ikke mulighed for at se tabeller og evt. ændre i dem, hvilket er en form for sikkerhed, selvom det dog er let at ændre i Access.

Makroer

Af andre spændene ting i Access kan nævnes makroer. Disse laver en række hændelses forløb, alt efter hvad man har sat den til. F.eks. kan man lave en makro knap som skal afslutte Access. Når brugeren trykker på denne i formular visningen lukker databasen ned, og Access gemmer alt. Man kan ved hjælp af makroer sikre, at brugeren aldrig behøver at lede efter knapper andre steder ind i interfacet, da man stort set kan lave alle tænkelige hændelser ved hjælp af makroer.

Det smarte ved Access er, at den er nemt kan søge i indskrevet oplysninger. Har man oven i købet normaliseret sin database, går det hurtigere, og den fylder mindre. De fire nævnte hovedemner er godt inddelt i Access: ” tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter”. Tabeller er til at indskrive data i. Forespørgsler er til at søge i indtastet data. Formularer er til for at gøre søgninger af data mere brugervenligt, og rapporter er til for at opsætte resultatet af de søgning i et brugervenligt, og udskrift venligt design.


Simon